Verhaltenskodex der ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH
Stand 02/2022
Präambel
Wir, die ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH, bieten unseren Kunden als international
agierendes Unternehmen mit Sitz in der Europastadt Görlitz Softwarelösungen und Dienstleistungen auf höchstem
Niveau. Es entspricht unserem Selbstverständnis, dass wir als Unternehmen gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern einschließlich unseren Lieferanten stets integer und fair auftreten und achtsam mit den natürlichen Ressourcen umgehen. Wir richten unser gesamtes unternehmerisches Handeln dabei streng an den für uns geltenden gesetzlichen Maßgaben aus und fordern dies auch von unseren Mitarbeitern ein. Die in dem vorliegenden Verhaltenskodex zusammengefassten verbindlichen Regelungen sind von jedem Mitarbeiter
unseres Unternehmens einschließlich der Geschäftsleitung zu beachten. Der vorliegende Verhaltenskodex ergänzt dabei unsere internen Unternehmensrichtlinien und Prozesse sowie die geltenden arbeits- und dienstvertraglichen Vereinbarungen.
I. Handeln nach Recht und Gesetz
Wir halten uns bei der Ausführung unserer Geschäftstätigkeit streng an die geltenden Vorschriften und Gesetze. Soweit wir uns darüber hinaus gegenüber Geschäftspartnern vertraglich verpflichten, bestimmte Verhaltensgrundsätze einzuhalten, geben wir diese unseren Mitarbeitern bekannt und verpflichten die Mitarbeiter auf deren Einhaltung. Gleiches erwarten wir auch von unseren Lieferanten. Die ERDMANN-Softwaregesellschaft
mbH achtet daher darauf, Lieferanten nach dem Sorgfaltsprinzip auszuwählen. Dabei werden nicht nur die Einhaltung der für ihre Tätigkeit geltenden Vorschriften und Gesetze sowie der hier festgelegten Verhaltensgrundsätze berücksichtigt, sondern auch weitere Kriterien bei der Auswahl betrachtet:
- Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen
- Lieferbereitschaft und Termintreue
- Kontinuität des Geschäftsbetriebs
- Flexibilität und Transparenz
- Nachhaltigkeit und Umgang mit natürlichen Ressourcen
- Soziale Fairness
II. Datenschutz
Die ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH ist sich als IT-Dienstleister der essentiellen Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten bewusst. Personenbezogene Daten stellen zum einen eine wichtige wirtschaftliche Ressource dar und bilden zum anderen den Kern der informationellen Selbstbestimmung. In Kenntnis dessen setzen wir sämtliche Maßgaben der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften und hier insbesondere der
strengen Anforderungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowohl innerhalb unseres Unternehmens als auch im Verhältnis zu Kunden und Geschäftspartnern um. Sämtlichen Mitarbeitern ist es insbesondere untersagt, personenbezogene Daten unbefugt oder unrechtmäßig zu verarbeiten oder absichtlich oder unabsichtlich die Sicherheit der Verarbeitung in einer Weise zu verletzen, die zur Vernichtung, zum Verlust, zur
Veränderung, zu unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang führt. Diese Verpflichtung auf das Datengeheimnis besteht auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit der ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH fort. Betroffene Personen, Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter können sich bei Fragen oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dsb@erdmannsoftware.com oder unserer Postadresse unter Hinzufügung des Zusatzes „Der Datenschutzbeauftragte“.
III. IT-Sicherheit
Für die ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH hat die Sicherheit informationstechnischer Systeme höchste Priorität. Jeder Eingriff in unsere und in die uns von unseren Kunden anvertrauten informationstechnischen Systeme kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, z.B. den Verlust oder den Diebstahl besonders schützenswerter Daten, die Verletzung geistigen Eigentums oder eine Verhinderung wichtiger Arbeitsprozesse.
Entsprechendes gilt für technische Störungen. Wir ergreifen daher alle erforderlichen Maßnahmen zur Erhaltung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unserer und der uns anvertrauten oder vertraglich beauftragten informationstechnischen Systeme. Alle Mitarbeiter sind zudem zur Einhaltung der für sie geltenden unternehmensinternen Richtlinien zur Informationssicherheit verpflichtet, z.B. den Leitlinien zur IT-Sicherheit, den ITSicherheitsrichtlinien oder dem IT-Sicherheitskonzept. Mitarbeiter können sich bei sämtlichen Fragen zur IT-Sicherheit an ihren Vorgesetzen oder den bestellten Informationssicherheitsbeauftragten wenden. Unsere Informationssicherheitsbeauftragten erreichen Sie unter isb@erdmannsoftware.com oder unserer Postadresse unter Hinzufügung des Zusatzes „Der Informationssicherheitsbeauftragte“
IV. Vertrauliche Informationen
Der Schutz der uns von unseren Kunden und Geschäftspartnern anvertrauten geheimhaltungsbedürftigen Informationen, z.B. Know-how, Konzepte, Projektdetails und -beschreibungen, ist für uns essentiell. Aus diesem Grund stellt die ERDMANNSoftwaregesellschaft mbH sicher, dass sämtliche Mitarbeiter, die mit vertraulichen
Informationen in Berührung kommen, zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Wir stellen zudem sicher, dass diese Informationen nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die die Informationen zur Erfüllung des jeweiligen Vertrags und ihrer konkret zugewiesenen Aufgabe benötigen. Die Verpflichtung der Mitarbeiter zur Vertraulichkeit gilt auch für die vertraulichen Informationen der ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH, insbesondere Geschäftsgeheimnisse und Know-how. Den Mitarbeitern ist darüber hinaus die Verwendung nicht rechtmäßig erlangter vertraulicher Informationen Dritter untersagt. In Zweifelsfällen sind die Mitarbeiter verpflichtet, ihren
Vorgesetzten oder den Informationssicherheitsbeauftragten zu informieren.
V. Geistiges Eigentum
Die ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH erkennt das geistige Eigentum seiner Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner an. Wir achten deren gewerbliche Schutzrechte, urheberrechtlich geschützte Leistungen und Geschäftsgeheimnisse, so wie wir auch unser eigenes geistiges Eigentum schützen. Allen Mitarbeitern ist es untersagt, fremdes oder eigenes geistiges Eigentum zu verletzen. Alle Mitarbeiter sind daher insbesondere verpflichtet, bestehende Lizenzbedingungen zu beachten. Bei Fragen oder im Zweifelsfall müssen sich Mitarbeiter umgehend an ihren Vorgesetzten oder den Informationssicherheitsbeauftragten wenden.
VI. Korruptionsprävention und freier Wettbewerb
Wir halten uns an die gesetzlichen Vorgaben zur Sicherstellung eines fairen Wettbewerbs,
verschaffen uns gegenüber Wettbewerbern keine unlauteren Vorteile und treffen mit
Wettbewerbern keine unzulässigen Absprachen, insbesondere im Vorfeld einer
Ausschreibung. Sämtlichen Mitarbeitern ist es insbesondere untersagt, im Namen der
ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH Geschäfte
- unter Zugrundelegung nicht objektiver Kriterien,
- mit illegal handelnden Personen oder
- unter Verstoß gegen geltende gesetzliche Bestimmungen
anzubahnen oder einzugehen.
Jegliche Form der Bestechung oder Bestechlichkeit, insbesondere wenn diese zur Erlangung eines Vorteils für sich selbst oder einen Dritten erfolgt, ist allen Mitarbeitern strengstens untersagt. Dies betrifft auch die Entgegennahme oder Gewährung von Geschenken oder sonstiger Vorteile oder das Aussprechen oder Annehmen von Einladungen, soweit die vorgenannten Umstände den üblichen und angemessenen Rahmen überschreiten. Die
Gewährung von Vorteilen jeglicher Art gegenüber Amtsträgern oder sonstigen für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten ist unabhängig von deren Wert verboten. Soweit ein Mitarbeiter hinsichtlich der Bewertung der Zulässigkeit einer Zuwendung unsicher ist, muss er sich unverzüglich vor Gewährung oder Entgegennahme der Zuwendung an seinen Vorgesetzten oder die Geschäftsführung wenden.
VII. Interessenkonflikte und Nebentätigkeiten
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, jegliche Form eines Interessenkonfliktes frühzeitig zu erkennen und auszuschließen. Interessenkonflikte können an verschiedenen Stellen auftreten, z.B. wenn bei einer geschäftlichen Entscheidung private und dienstliche Interessen im Widerspruch stehen. Mitarbeiter, welche im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Entscheidung einen Interessenkonflikt erkennen, müssen diesen Interessenkonflikt unverzüglich der Geschäftsführung mitteilen. Diese trifft dann unter Ausschluss des betreffenden Mitarbeiters nach den einschlägigen unternehmensinternen Zuständigkeitsregelungen, üblicherweise mindestens nach dem Vier-Augen-Prinzip, eine Entscheidung. Mitarbeitern ist es insbesondere auch untersagt, neben ihrer Tätigkeit für die ERDMANNSoftwaregesellschaft mbH für Unternehmen tätig zu werden oder ein Unternehmen zu betreiben, das im Wettbewerb mit der ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH steht. Gleiches gilt für die Tätigkeit bei einem Unternehmen, mit welchem die ERDMANNSoftwaregesellschaft mbH in geschäftlicher Beziehung steht. Ist ein unmittelbarer Angehöriger eines Mitarbeiters von den beschrieben Regelungen in Bezug auf Interessenkonflikte und Nebentätigen betroffen, so muss der Mitarbeiter die Geschäftsführung darüber informieren. Die Geschäftsführung wird basierend auf der Einschätzung möglicher Auswirkungen auf den Geschäftsprozess oder das Projekt eine Entscheidung darüber treffen, wie der Interessenskonflikt verhindert werden kann. Weitere Regelungen zur Aufnahme einer Nebentätigkeit ergeben sich aus den Arbeits- und Dienstverträgen.
VIII. Buchhaltung und Finanzberichterstattung
Die ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH beachtet sämtliche gesetzliche Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Finanzberichterstattung.
IX. Einhaltung dieses Verhaltenskodexes
Der vorliegende Verhaltenskodex ist von allen Mitarbeitern einschließlich der Geschäftsleitung als Teil des Compliance-Management-Systems der ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH zwingend einzuhalten. Die ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH ergreift alle organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der in diesem Kodex niedergelegten Verpflichtungen erforderlich sind. Eine wesentliche Maßnahme zur Überwachung und Prüfung der Wirksamkeit des ComplianceManagement-Systems ist die Ernennung eines Compliance-Teams, so dass Maßnahmen und Entscheidung mindestens nach dem Vier-Augen-Prinzip durchgeführt bzw. getroffen werden.
